STATUTS de la BANQUE ALIMENTAIRE de Rouen et de sa Région

STATUTS de la BANQUE ALIMENTAIRE de Rouen et de sa Région
1: Dénomination, objet et moyens d’action
Il a été fondé en date du 21 juin 1985 entre les adhérents aux présents statuts une Association d’intérêt général ayant pour dénomination :
Banque Alimentaire – en abrégé BA – de Rouen et de sa Région
Se référant aux valeurs de la Charte des Banques Alimentaires et du Projet associatif du réseau des BA, elle a pour objet, dans une démarche de solidarité, d’apporter une aide alimentaire aux personnes les plus démunies en partenariat avec des Associations et Organismes sociaux . Cette aide vise à promouvoir une alimentation de qualité et créatrice de lien, facteur de retour à une vie normale pour ces personnes.
Pour réaliser cet objet, la BA :

– adhère à la FFBA, dont elle s’engage à respecter les statuts et les dispositions de son règlement intérieur ;
– prospecte et collecte des produits alimentaires, sans acheter, en luttant contre le gaspillage,
– organise chaque année une collecte dite « nationale » en mobilisant les associations partenaires et des bénévoles occasionnels.
– privilégie les denrées permettant une alimentation diversifiée, équilibrée et régulière,
– les transporte et les distribue, avec le souci du partage, dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire,
– s’investit pour être reconnue en tant qu’acteur local de la lutte contre l’exclusion,
– se dote des ressources et compétences nécessaires en faisant essentiellement appel au bénévolat, et développe les savoir-faire par des programmes de sensibilisation et de formation,
– collabore avec les autres BA au sein d’une Organisation Territoriale du Réseau (OTR) pour optimiser les ressources et échanger les bonnes pratiques.
Article 2 : Durée
La durée de l’Association est illimitée.
Article 3 : Siège social
Le siège social est établi au Houlme, 165, avenue du Général de Gaulle ; il peut être déplacé sur décision du Conseil d’Administration (CA) qui sera soumise à la ratification de l’Assemblée Générale (AG).
Article 4 : Affiliation à la FFBA

L’affiliation à la FFBA résulte de l’agrément de la BA en tant que membre actif de la FFBA. Cet agrément est décidé par l’AG de la FFBA, dans les conditions définies par ses statuts et les dispositions de son RI.
Cette affiliation permet à la BA de bénéficier des prestations de la FFBA de nature à porter son efficacité à un niveau supérieur à celui qu’elle obtiendrait isolément (voir les Statuts de la FFBA).
En contrepartie, la BA se doit au respect des obligations suivantes :
1. Elle communique régulièrement à la FFBA toutes les informations concernent son fonctionnement statutaire (AG et CA).
2. Elle participe aux AG de la FFBA et aux réunions nationales et régionales
3. Elle accepte et facilite la conduite des audits internes ou externes réalisés à la demande de la FFBA par les personnes mandatées à cet effet, ainsi que les contrôles des autorités publiques nationales et européennes.
4. Elle décline en accord avec le rapport d’orientation de la FFBA la politique et les orientations stratégiques de celle-ci.
5. Elle apporte en particulier sa contribution à la notoriété du réseau en respectant la politique de communication définie par la FFBA.
6. Elle s’engage à respecter les engagements pris par la FFBA au niveau national : conventions d’approvisionnement matières, subventions publiques, contrats commerciaux ou de mécénat.
7. Afin de permettre les consolidations nationales et un contrôle de gestion homogène, la BA transmet au siège les situations financières, matières et statistiques aux dates et dans les formes prévues par la FFBA.
8. La BA participe aux formations nationales, régionales ou locales.
9. La BA est solidaire des autres BA et en particulier de celles de son OTR (Organisation territoriale du réseau) en mettant à disposition :
– son expertise et ses bonnes pratiques, notamment par la participation et l’animation de toutes les structures de travail régionales
– ses capacités de stockage (notamment en cas de catastrophe naturelle).
Le Président est le premier garant des engagements collectifs de l’équipe dirigeante (CA ou Bureau). Le non-respect d’obligations ci-dessus peut entraîner le retrait de l’agrément par l’AG de la FFBA. Cette décision sera proposée à l’AG de la FFBA par son CA qui devra préalablement entendre le Président de la BA concernée ou les personnes mandatées par le CA. Elle ne sera mise en œuvre qu’en cas d’échec de la procédure d’alerte définie à l’article 4 du Règlement Intérieur de la FFBA, figurant en annexe aux présents statuts.
Ce retrait d’agrément entraîne pour la BA l’exclusion du réseau et l’interdiction d’utiliser la dénomination « Banque Alimentaire » et le logo. Dans ce cas, financeurs et partenaires institutionnels ou associatifs de la BA seront informés par la FFBA du retrait de l’agrément.
Article 5 : Composition de l’Association
La BA se compose de deux catégories de membres :
– les membres adhérents – personnes physiques ou morales (représentées par une personne mandatée à cet effet) – ayant voix délibérative à l’AG et payant une cotisation annuelle,
– les membres d’honneur et les membres bienfaiteurs, tous dispensés de cotisation, non éligibles au CA, mais assistant aux AG sans pouvoir prendre part aux votes.

Les membres adhérents peuvent être :

1. Membres adhérents : personnes physiques : Ce sont des personnes travaillant bénévolement à la réalisation de l’objet social. Elles sont éligibles au CA.

2. Membres adhérents : personnes morales de droit privé
Ce sont les Associations qui ont signé une convention de partenariat alimentaire avec la BA. Elles sont éligibles au CA.
3. Membres adhérents : personnes morales de droit public
Ce sont les CCAS, CIAS ou structures intercommunales qui ont signé une convention de partenariat alimentaire avec la BA. Les CCAS et les CIAS sont éligibles au CA.
4 Toutefois, lorsque le nombre d’associations, de CCAS ou de CIAS qui ont signé une convention de partenariat dépasse 200, ceux-ci ne sont pas membres de la BA. Ils élisent des délégués suivant des modalités précisées au RI, modalités soumises à l’approbation du CA de la FFBA.. Ces délégués sont membres adhérents.
Les Membres d’honneur sont des personnes ayant rendu des services éminents à la BA.
Les Membre bienfaiteurs sont des personnes morales (à l’exclusion de toute société de droit commercial) apportant un soutien important à la BA.

Toutes les demandes d’adhésion sont soumises à l’approbation du CA pour les personnes morales, du bureau pour les personnes physiques..
Article 6 : Cotisation
Les membres adhérents paient une cotisation annuelle, dont le montant par catégorie d’adhérent est fixé chaque année par l’AG pour l’exercice suivant.
Article 7 : Perte de la qualité de membre
Toute personne cessant de participer aux activités de l’association sans motif légitime est réputée démissionnaire d’office. En outre, la qualité de membre se perd d’office en cas de non paiement de la cotisation après une date limite fixée par le Conseil d’administration. Elle se perd également par :
– la démission
– le décès de la personne physique,
– la dissolution de la personne morale
– la radiation :
o pour les personnes morales, la radiation est prononcée par le CA pour motif grave (notamment non respect de la Convention de Partenariat alimentaire pour les structures partenaires de la BA).
o Pour les bénévoles, la décision de radiation est prise par le bureau pour motif grave. Il en rend compte au prochain CA.
La décision de radiation n’est pas susceptible de recours devant l’AG. Le membre concerné est toutefois appelé à fournir préalablement ses explications au Président.
Article 8 : Assemblée Générale
Article 8.1 : Composition
L’AG de la BA se compose de l’ensemble des membres définis à l’article 5. Les membres adhérents doivent être à jour de leur cotisation le jour de la convocation. Les personnes morales sont représentées par leur représentant dument mandaté
Article 8.2 : Fonctionnement
L’AG se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le CA ou sur la demande du quart au moins de ses membres ayant droit de vote. L’AG d’approbation des comptes se tient au plus tard le 30 juin de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
L’AG ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins de ses membres ayant voix délibérative sont présents ou représentés, chaque mandataire ne pouvant détenir plus de deux pouvoirs.
Si ce quorum n’est pas atteint, l’AG est convoquée de nouveau par le CA, mais au moins à 15 jours d’intervalle et, cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés
Son ordre du jour est fixé par le CA et envoyé avec la convocation 21 jours au moins avant la date de l’AG. Les questions posées par les membres devront être adressées au siège 12 jours au moins avant la date de l’AG.
Elle est présidée par le Président du CA ou, à défaut, par un Vice-président.
A l’ouverture de séance, elle choisit son Bureau (qui peut être celui du CA) parmi les membres présents et choisit deux scrutateurs.
L’AG ne peut valablement délibérer que sur les questions portées à l’ordre du jour, à l’exclusion de toute autre. Une feuille de présence est émargée en début de séance par les personnes présentes en leur nom personnel et éventuellement en leur qualité de mandataire.

Les dispositions qui précédent sont applicables aux assemblées extraordinaires.
Les décisions sont prises à la majorité des membres ayant droit de vote, présents ou représentés, sauf pour les assemblées extraordinaires, pour lesquelles les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres ayant droit de vote, présents et représentés..
Article 8.3 : Pouvoirs
L’ AG de la BA est seule compétente pour exercer les pouvoirs suivants :
-approbation du rapport d’activité et de gestion préparé par le CA
-approbation du rapport financier (incluant les comptes du dernier exercice)
-approbation des comptes, sur présentation du rapport du CAC ou de l’expert comptable ;
-fixation pour l’exercice suivant du montant des cotisations ainsi que du montant de la participation de solidarité
-nomination du Commissaire aux comptes ou de l’expert comptable agréé
-approbation du rapport d’orientation de politique générale et du rapport budgétaire préparés par le CA (incluant une présentation du budget de l’année en cours d’exécution)
-nomination et renouvellement des membres du CA par un vote à bulletins secrets selon le principe décrit au premier alinéa de l’art. 9.1
En outre, elle est seule compétente pour décider, aux conditions de quorum et de majorité prévues pour les AGE :
– toute modification des statuts proposée par la FFBA ;
– ou la dissolution de la BA.

Article 9 : Conseil d’Administration
Article 9.1 : Composition
La BA est administrée par un Conseil composé de 12 à 21 administrateurs choisis parmi les membres adhérents, dont au moins un tiers représentant les associations partenaires. Pour respecter le quota ci dessus de membres adhérents représentant les associations, les CCAS et les CIAS, les candidatures sont réparties en 2 collèges : personnes physiques et personnes morales. Tous les membres ayant droit de vote participent à l’élection de tous les postes à pourvoir.
Les membres du CA sont élus pour 3 ans par l’AG au scrutin secret. Sont élus les candidats qui ont obtenu le plus de voix et au moins la moitié plus un des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés ayant droit de vote.
L’arrêt du bénévolat du membre actif ou la perte de mandat de représentant de la personne morale entraîne la fin de son mandat d’administrateur de la BA.
Les administrateurs doivent jouir du plein exercice de leurs droits civiques et ne faire l’objet d’aucune condamnation impliquant une impossibilité d’exercer des fonctions de gestion.
Un administrateur ne peut occuper de mandat électif territorial ou parlementaire et les membres du CA ne peuvent avoir de liens familiaux entre eux. Ces incompatibilités s’appliquent également aux représentants des personnes morales. Toutefois, le CA pourra décider de déroger à cette règle à la majorité des deux tiers.
En cas de vacance, le CA pourvoit provisoirement par cooptation au remplacement de l’administrateur concerné. La cooptation est soumise à ratification par la plus proche AG. Les pouvoirs des nouveaux membres ainsi élus prennent fin à la date à laquelle devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Le renouvellement du Conseil a lieu par tiers chaque année. Les deux premiers renouvellements ont lieu par tirage au sort. Ensuite, pour respecter cette obligation, le CA procède si nécessaire au tirage au sort d’un ou plusieurs membres sortants qui seront proposés au renouvellement.
Les membres sont éligibles consécutivement pour trois mandats complets au maximum ; cette limite est portée à quatre mandats pour les administrateurs en exercice à la date d’approbation par la FFBA des Statuts des BA. Ceux qui, à cette date, auraient déjà effectué quatre mandats ou plus pourront rester en fonction deux années supplémentaires maximum. Cette durée est portée à quatre années pour les Présidents qui auraient été élus moins de trois ans avant la date d’approbation par la FFBA du statut des BA.
Cette limite est également portée à quatre années pour les associations fondatrices de la BA qui disposeraient d’un siège d’administrateur à la date d’approbation par la FFBA du statut des BA.
Pour être candidate au CA, une personne morale doit avoir mandaté son représentant de façon explicite.
Article 9.2 : Fonctionnement
Le Conseil se réunit au moins 3 fois par an et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur la demande du quart de ses membres.
L’ordre du jour est établi par le Président ou sur la demande du quart au moins des membres.
La présence de la moitié au moins des membres du CA est nécessaire pour la validité des délibérations. Tout membre absent sans excuse valable à 3 séances consécutives dans l’année, sera réputé démissionnaire d’office.
Les réunions sont présidées par le Président, à défaut par un Vice-président.
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Les administrateurs ne peuvent pas donner procuration.
Il est tenu un procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le Président et le Secrétaire. Ils sont établis sans blancs ni ratures, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de la BA.
Article 9.3 : Pouvoirs
Le CA est investi des pouvoirs les plus étendus pour accomplir ou autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l’AG.
Il exerce notamment les pouvoirs suivants :
– il surveille la gestion des membres du Bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes ;
– il autorise tous emprunts et prêts qui sont nécessaires au fonctionnement de la BA ;
– il élabore le rapport d’activité et de gestion et le rapport d’orientation budgétaire, rapports qui sont présentés à l’AG ;
– il approuve le rapport financier préparé par le trésorier, en vue de sa présentation à l’AG ;
– il établit et arrête le budget de l’exercice ;
– il procède à la convocation des assemblées et fixe leur ordre du jour.
Article 10 : Bureau
Le Bureau est chargé de préparer et d’exécuter les décisions et orientations arrêtées par l’AG et le CA.
Article 10.1 : Composition
Le CA choisit parmi ses membres adhérents personnes physiques, au scrutin secret, un Bureau d’au moins 4 membres : un Président, un ou plusieurs Vice-présidents, un Secrétaire et un Trésorier, éventuellement un Trésorier adjoint.
Un membre du CA ne peut exercer la fonction de Président plus de neuf ans;
Tout membre du Bureau perd de plein droit cette qualité dès qu’il cesse de faire partie du CA. Le Conseil désignera parmi les administrateurs, le remplaçant de ce dernier.
Article 10.2 : Fonctionnement
Le Bureau se réunit au moins 6 fois par an.
Ses règles de quorum et de majorité sont les mêmes que celles du CA. Les membres du bureau sont soumis aux mêmes obligations d’assiduité que les administrateurs.
Le Bureau reçoit des délégations particulières du CA.
Article 10.3 : Missions des membres du Bureau
– Article 10.3.1 : Le Président
– Par délégation du CA, le Président dispose des pouvoirs les plus étendus pour diriger, gérer et administrer la BA, à l’exclusion des pouvoirs expressément ou statutairement réservés à l’AG. .
Il représente la BA dans tous les actes de la vie civile.
Il ordonne les dépenses et est investi de tous pouvoirs à cet effet.
Le Président convoque les réunions du CA et fixe leur ordre du jour.
Il peut, après en avoir informé le CA, donner délégation formalisée (objet précis, durée,…) pour une opération ou une activité déterminée. Cette délégation est nécessairement formalisée par écrit, est limitée dans le temps et doit être précise quant à son objet et quant aux moyens d’actions du délégataire. Celui-ci rend compte au Président sans délai de l’exécution de sa mission.
Le Président a notamment qualité pour ester en justice au nom de la BA tant en demande qu’en défense. En cas de représentation du Président, il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale qu’il délivre.
Le Président ne peut en aucun cas être Président ou dirigeant d’une association partenaire.

– Article 10.3.2 : Le ou les Vice-présidents
Le ou les Vice-présidents secondent le Président dans l’exercice de ses fonctions. En cas d’incapacité du Président à exercer ses fonctions, le premier Vice-président, à défaut le second, remplace ce dernier jusqu’à l’élection d’un nouveau Bureau par le CA suivant.
– Article 10.3.3 : Le Secrétaire
Le Secrétaire veille à la mise en oeuvre et à la conservation de tous les documents administratifs de la BA : convocations et ordre du jour des réunions, AG, CA et Bureaux. Il rédige ou fait rédiger tous les procès-verbaux qui sont conservés au siège.
– Article 10.3.4 : Le Trésorier
Le Trésorier veille au recouvrement des cotisations. Il fait procéder ou procède à la tenue de la comptabilité et au règlement des engagements.
Il arrête ou fait arrêter sous sa responsabilité les comptes et établit chaque année un rapport sur la situation financière, qu’il soumet au Président, en vue de sa présentation au CA et à l’AG.
Il établit ou fait établir le projet de budget qui est soumis au Président avant présentation et approbation par le CA. Le budget est ensuite présenté à l’AG.
Il établit ou fait établir les documents comptables ou administratifs nécessaires à l’exécution des obligations de la BA à l’égard des autorités fiscales, administratives et de la FFBA.
Il apporte son concours au Commissaire aux Comptes ou à l’expert comptable pour lui faciliter l’exécution de sa mission.
Article 11 : Frais de réunions des instances
Les membres du CA et du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution à raison des fonctions qui leur sont confiées.
Les remboursements de frais engagés sont seuls possibles sur justification et dans des conditions définies dans le Règlement Intérieur.
Article 12 : Comptabilité et vérification des comptes
Il est tenu une comptabilité de nature à produire chaque année un compte de résultats, un bilan et un compte d’emploi des ressources et les annexes.
Les comptes de chaque exercice font l’objet d’un contrôle par un Commissaire aux Comptes choisi conformément à la réglementation en vigueur, ou à défaut, par un expert comptable agréé, nommé par l’AG et dont le rapport est porté à la connaissance de l’AG appelée à statuer sur ces comptes.
Article 13 : Biens immobiliers
Les délibérations du CA relatives aux acquisitions, échanges et aliénations d‘immeubles ou de droits immobiliers nécessaires aux buts poursuivis par la BA, constitution d’hypothèques sur lesdits immeubles ou droits immobiliers, baux excédant neuf années, doivent être approuvées par l’AG.
La BA doit souscrire les assurances pour les risques qui ne sont pas couverts par le contrat collectif souscrit par la FFBA (véhicules, chariots, élévateurs, marchandises, dommages électriques non consécutifs à la foudre, utilisation de salles extérieures,…).
Article 14 : Dons et legs
Les attestations de dons de denrées sont établies par le Président de la BA, un Vice président ou le trésorier mandaté à cet effet.
Les délibérations du CA relatives à l’acceptation des donations et legs ne sont valables qu’après approbation administrative donnée dans les conditions prévues par l’article 910 du Code Civil, article 7 de la Loi du 4 février 1901 et le décret n° 2007-187 du 11 mai 2007.
Article 15 : Modification des statuts
Les statuts ne peuvent être modifiés que par l’Assemblée Générale réunie en Assemblée Générale Extraordinaire, sur la proposition du CA ou sur la proposition du quart des membres ayant droit de vote en AG.
Dans l’un et l’autre cas, les propositions de modifications sont inscrites à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale Extraordinaire, lequel doit être envoyé aux membres au moins 21 jours à l’avance.
L’Assemblée doit se composer de la moitié au moins des membres présents ou représentés ayant droit de vote. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, mais au moins à quinze jours d’intervalle et, cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents et représentés.
Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers des membres ayant droit de vote présents et représentés, chaque membre ne pouvant détenir qu’un pouvoir.
Article 16 : Dissolution – Dévolution
La dissolution de la BA relève de la seule compétence de l’AGE, statuant aux conditions de quorum et de majorité prévues à l’article 8.2. des présents statuts.
En cas de dissolution non consécutive à une fusion, l’AG désigne un ou plusieurs commissaires, chargés de la dévolution des biens de la BA. Elle attribue l’actif net à la Fédération Française des Banques Alimentaires.
Article 17 : Règlement Intérieur
Il est établi par le CA et présenté à l’AG. Il ne peut en aucun cas déroger aux dispositions des Statuts.

Statuts approuvés par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 30 mai 2013